Rat vom Experten Wie ist der Ablauf eines Mediationsverfahrens?

Bei der Mediation handelt es sich um ein strukturiertes Verfahren, dass sich üblicherweise in 6 Phasen aufteilt.

Bei der ersten Phase handelt es sich um die Vorbereitung, die, Aufklärung der Parteien über die Mediation und ihren Ablauf und den Abschluss des Mediationsvertrages der Parteien untereinander und mit dem Mediator. Die zweite Phase umfasst die Themensammlung. Hieran schließt sich die dritte, mithin wichtigste Phase, die Interessenklärung an. In der vierten Phase geht es um eine kreative Ideensuche. Diese Ideen erfahren in der fünften Phase eine Bewertung und Auswahl. Mit der sechsten Phase, dem Abschluss einer sogenannten Abschlussvereinbarung, wird die Mediation abgeschlossen.

Nur eine stringente Steuerung des Mediationsverfahrens durch den Mediator gewährleistet eine strukturierte und effektive Auseinandersetzung der Medianten mit dem Konfliktstoff.
Im Folgenden werden die einzelnen Phasen der Mediation kurz skizziert:

Phase 1:  Vorbereitung, Aufklärung, Abschluss des Mediationsvertrages mit dem Mediator:

Die Dauer und Intensität der ersten Phase hängt von der Komplexität des jeweiligen Verfahrens ab. Bei nachbarrechtlichen Streitigkeiten kann beispielsweise das Vorbereitungs- und Aufklärungsgespräch üblicherweise "am runden Tisch" erfolgen, während bei umfassenden wirtschaftsrechtlichen Streitigkeiten gründliche Gespräche mit allen Konfliktbeteiligten geführt werden müssen. In allen Fällen ist es erforderlich, dass der Mediator eine positive Grundstimmung schafft, um damit auch die Ergebnisoffenheit der Parteien zu fördern.

Die Erwartungen der Beteiligten an das Verfahren müssen abgefragt und die Prinzipien, Regeln und der Verlauf eingehend geschildert werden, damit die Parteien die Mediation als geeignete Option zur Konfliktbeendigung bewerten können.

Des Weiteren müssen die Kosten des Mediationsverfahrens festgelegt und die Frage geklärt werden, wer die Kosten des Mediationsverfahrens trägt. Da sich die Konfliktparteien einvernehmlich ein Mediationsverfahren durchführen wollen, empfiehlt sich eine Kostenquotelung zu gleichen Teilen.
Am Ende der ersten Phase steht dann der Abschluss des Mediationsvertrages zwischen den Parteien und dem Mediator.

Phase 2: Themensammlung:

Im Rahmen der zweiten Phase erfolgt die Themensammlung. Die Hauptaufgabe des Mediators besteht hier darin, die von den Parteien aufgeworfenen Aspekte und Probleme in bewertungsneutrale Themen umzuwandeln und für jeden Beteiligten zu visualisieren (Flipchart o.ä.).
Beispiel: X ist mit einer internen Arbeitsplatzversetzung nicht einverstanden.
Bewertungsneutral bietet sich für die Themensammlung folgende Formulierung an:
"Interne Arbeitsplatzsituation des X"

Die Themensammlung hat demnach folgende Funktionen:

• sie verschafft Überblick über den Umfang der zu bearbeitenden Themen;
• sie dient der Stoffsammlung;
• sie entschärft die Positionen;
• sie leistet Transparenz für die Beteiligten;
• sie strukturiert das Verfahren;
• sie steigert die Akzeptanz der Parteien gegenüber dem Verfahren

Phase 3: Interessenklärung:

Die Interessenklärung stellt den mithin wichtigsten Teil der Mediation dar. Der Mediator muss den Medianten helfen, sich von dem bloßen Anspruchsdenken wegzubewegen und ihre dahinter stehenden Interessen und Bedürfnisse zu erfragen.

Beispiel:
Anspruch: "Ich verlange die Herausgabe der Uhr."
Interesse: "Ich möchte die Uhr haben, weil sie mir mein Großvater zum 18. Geburtstag geschenkt hat und sie daher für mich einen besonderen Wert hat."

Die Herausarbeitung von Interessen dient der Selbstreflektion der Parteien und soll auch neue Perspektiven und Sichtweisen schaffen, die es ermöglichen, das Verhalten des Gegners zu verstehen oder zumindest nachvollziehen zu können.

Die Interessenklärung dient also der Selbsterkenntnis und fördert das Selbstbewusstsein, seine Interessen zu kommunizieren (Empowerment). Ferner soll die Möglichkeit geschaffen werden, die Positionen des Gegners zu respektieren und die Intention seines Handelns zu verstehen (Recognation).
Der Mediator hilft den Konfliktparteien durch spezielle Kommunikationstechniken bei der Interessenfindung. Nennenswert sind in diesem Zusammenhang beispielsweise das "Aktive Zuhören" und das "Paraphrasieren".

Das "Aktive Zuhören" erfordert eine verstehende Haltung des Mediators. Es ist nicht erforderlich, dass der Mediator die Meinung teilt. Der Mediator muss sich sogar mit eigenen Wertungen zurückhalten oder auch von inneren Vorbehalten befreien. Auch die Bitte um zusätzliche Informationen gehört zum Punkt "Aktives Zuhören". Sehr schön vermittelt der folgende Satz die Aufgabe des Mediators im Rahmen des Mediationsverfahrens:
"Der Mediator muss versuchen, in den Schuhen einer jeden Konfliktpartei zu gehen."

Das "Paraphrasieren" bedeutet das regelmäßige Zusammenfassen der Erklärungen der Konfliktparteien in den eigenen Worten des Mediators. Diese Technik dient dazu, dass die Parteien erkennen, dass sie richtig verstanden worden sind. Ferner dient das Paraphrasieren der Selbstspiegelung, da jede Konfliktpartei noch einmal mit ihren zusammengefassten Erklärungen konfrontiert wird. Und sie ermöglicht es der anderen Konfliktpartei, das Gesagte aus dem Munde eines anderen, nämlich des Mediators zu hören. Denn oft hören sich die Konfliktparteien nicht mehr richtig zu, nur weil es aus dem Munde des anderen kommt.
Beispiel: "Habe ich Sie richtig verstanden, dass Ihnen die Uhr sehr wichtig ist, weil Sie sie von Ihrem Großvater zum 18. Geburtstag bekomme haben?"

Phase 4: Kreative Ideensuche:

Bei der kreativen Ideensuche steht eine grobe und ungeordnete Optionssammlung im Vordergrund. Die Parteien müssen sich fragen: "Was könnte ich tun, um dass Ziel x zu erreichen?"
Der Mediator kann hier beispielsweise auf die Kreativitätstechnik des "Brainstormings" zugreifen. Hierbei gilt es, möglichst viele Lösungsansätze für ein Problem zu produzieren.
Hier geht es zunächst um die Sammlung möglichst viele Lösungsansätze, ohne sie zu bewerten oder zu sortieren. Dabei gilt es auch, zunächst unsinnig oder nicht umsetzbare Ansätze zu sammeln.

Phase 5: Bewertung und Auswahl der Lösungsansätze:

In dieser Phase geht es um die Strukturierung und Bewertung der gefundenen Lösungsoptionen. Der Mediator muss darauf achten, dass alle Interessen und Bedürfnisse der Parteien berücksichtigt werden und jedem genügend Zeit eingeräumt wurde, um die möglichen Lösungen für sich abzuwägen. In dieser Phase ist es auch wichtig, die Medianten zum Nachdenken über die Folgen ihrer Entscheidung anzuregen. Es ist auch hilfreich, Lösungen zu hinterfragen.

Beispiel: "Ist diese Lösung Dritten gegenüber vermittelbar?"

Phase 6: Abschluss der Abschlussvereinbarung durch die Medianten:

In dieser Phase werden die gefundenen Lösungen in Form einer schriftlichen Vereinbarung niedergeschrieben. Diese Vereinbarung sollten die Parteien anschließend noch einmal rechtlich durch ihre Rechtsanwälte prüfen lassen.

Dieses Vorgehen empfiehlt sich, da jeder Mediant auch umfassend über die rechtlichen Folgen bei Abschluss einer rechtswirksamen Vereinbarung informiert werden soll. Dann kann der Mediant entscheiden, ob er an der interessenorientierten Lösung festhalten will, obwohl er sich dabei möglicherweise einer Rechtsposition begibt.
Sind sich die Parteien einig, dass die Mediationsvereinbarung abgeschlossen werden soll, wird sie mit der Unterschrift einer jeden Partei wirksam.